工作效率全面level up 新年新規劃數碼轉型

2020年01月06日

一年伊始,相信不少機構都正忙於規劃新一年如何提升整體績效表現。2019 年,中小企業面對不少挑戰,有時候突然其來的事故會影響公司運作,為了讓業務能更靈活,中小企大可從數碼化、自動化、流動應用程式和雲端方案入手,便能輕易革新營運流程,落實真正的數碼化轉型。

為讓員工及團隊間的協作暢順無阻,提升整體營運效率表現;首推行靈活處理業務如銷售系統的工具。至於內部營運方面如會計工作亦可經由數碼化、自動化簡化流程。

固網流動組合 協作好拍擋

隨着通訊科技高速發展,如今的統一通訊已不再讓大型企業專美,中小企亦可將通訊化繁為簡變成殺手鐧。香港電訊 one communications 糅合了固網及流動通訊科技,一個月費,有齊電話服務、商業寬頻、Wi-Fi ,更提供綜合電郵、留言信箱及固網/流動通訊整合功能。

one communications 讓辦公室及流動電話之間互相轉移,具備同步響鈴及手機APP功能,無須擔心會錯過重要來電。在外工作時當用手機致電給客戶,客戶見到的來電顯示仍是公司固網電話號碼,大大提升公司形象隨時接收辦公室電話留言、電郵及傳真,服務更配備1000M極速及5A網絡防護商業寬頻,掌握商機,快人一步。


▲透過 one communications,用戶可以流動電話或電腦,於單一介面上接收辦公室電話留言、電郵及傳真,一目了然。

雲端儲存 配合業務增長

為應付突如其來的挑戰,中小企需要更靈活的工作方式,包括可隨時隨地以不同的設備於網上存取或共享最新修改的檔案。香港電訊雲端儲存讓中小企將檔案集中儲存在單一網上共享工作空間,透過電腦、智能手機或平板電腦,即時查閱、編輯及上載資料,隨時追蹤檔案修訂及最新版本,方便協作。

遇上旺季訂單激增或新項目,亦可快速調整儲存容量。用戶不用為備份及數據複製等儲存維護工作擔心,香港電訊雲端儲亦提供端對端保障備份數據安全,全天候 24 小時本地支援熱線。

Office 365 商務進階版 發揮團隊威力

不少機構早已採用 Office 365,但對於需要商用電郵通訊和檔案分享功能的中小企而言,升級至Office 365 商務進階版將有助提升工作效率,既無須 IT 人員專責部署管理 Exchange 電郵伺服器,且每用戶可享 1TB 雲端空間和即時網上儲存及分享檔案,有助減省儲存和維護成本。

商務進階版的主要分別,在於除了提供一系列 Office 應用程式和 OneDrive 外,更包含 Exchange、SharePoint、Teams 和 Bookings。亦能透過 Exchange 在不同流動裝置上讀取及傳送業務電郵,使用共用行事曆、共享郵件夾、連絡人、工作清單,輕鬆排程會議和回應邀請可謂一大優勢。

至於團隊合作與通訊方面,商務進階版的  Microsoft Teams 除了讓員工隨時隨地均可在電腦上與團隊成員通訊,並主持多達 250 人的網上會議與視訊通話;更可將小組的所有通訊、會議、檔案和應用程式整合。此外,進階版的 SharePoint 絕對是團隊協作的好幫手讓員工透過電腦和流動裝置與機構內外的小組成員共同作業,發揮團隊合作。


▲ 善用 Microsoft Teams、SharePoint 等協作工具,專案小組即使身處異地亦可有效地交流與共同作業。

雲端會計方案 悠然管理賬目

不論大中小企都難逃報稅一關,分別在於大企業交由會計部處理,而中小企則普遍委託會計公司審核賬目。不過有時如果賬目混亂,會計師亦需時處理,同時影響新策略,皆因未能提供準確的資金流作參考。

整理賬目有條不紊,不妨考慮雲端會計系統方案,使用者無須任何專業知識,只需透過簡單介面,即能簡便有系統地處理公司所有日常業務交易紀錄,包括:銷售、採購、日常開支以及其他會計項目如銀行轉賬或壞賬紀錄等。輸入賬目後,系統將自動分配編號,以助識別及排序之用,同時更可自動化製作不同的財務報表,包括:資產負債表、損益表、電子表格等。加上財務報表已合符法規要求,因此可直接交由會計師審核,從而省下一筆整理賬目的費用。更重要是,這些報表均可設定項目的真實與預算分析,如此一來,老闆即使不諳會計亦可透過報表輕鬆了解公司財務狀況,以便管理及制定新策略。


▲ 系統可自動將已輸入賬目製作成不同的財務報表,包括:資產負債表、損益表、電子表格等。

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資料來源: Unwire

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