【 AI幫你寫Report】4個實用指令讓你即抄即用
2026年03月19日
香港中小企每日需處理大量報告撰寫工作，包括工作總結、項目進度、銷售分析及客戶提案等，耗費大量時間精力。然而，只要掌握正確指令（Prompt），AI 便能瞬間生成高質初稿，讓員工專注於分析與決策。以下提供 4 個實用模板，只需直接複製及應用，即可在日常工作中得心應手，節省時間及人力。
為何中小企要利用 AI 撰寫報告？
• 節省時間：從資料收集至排版，用現代模型自動生成內容、圖表、分析，電腦化取代人工作業，大幅節省時間，由原本需時3小時縮短至15分鐘
• 專業格式：自動生成目錄、圖表說明及行動建議，提升報告質素
• 本地語調：支援繁體中文輸出，風格正式且符合香港商業文化
• 即改即用：生成初稿後，只需微調關鍵數據及公司風格即可使用
專業報告 Prompt 模板
以下Prompt 模板已根據「黃金法則」設計，香港中小企可按實際工作需要，自行修改Prompt內的數據或背景資料，AI 便能自動產出更貼合公司風格的內容。 (learn more > land to AI Academy article 2 – prompt writing skill.docx )
1. 每月銷售總結報告
• 適用角色：銷售團隊
• 重點：總結數據重點並提出具體銷售建議
• 附件建議：銷售數據表、熱賣產品資料
請以銷售經理身份，以繁體中文為一家電商平台撰寫《2026 年 1 月份銷售報告》。上月總銷售額達 HKD 450,000，較去年同期增長 15%。主要產品為咖啡掛耳包及水杯，顧客群為 25–35 歲上班族。請重點描述前三熱賣產品的表現、主要銷售渠道的成果，以及下月的改進方向。報告格式需包括執行摘要（3 句）、3 個關鍵數據及 1 項行動建議，全文約1,000 字，語氣專業自信。
2. 項目進度報告
• 適用角色：項目經理
• 重點：總結項目進度
請以項目經理身份，以繁體中文撰寫《 AI 客服系統導入項目》的第 3 週進度報告。項目現況為：需求分析完成 80%、UI 設計已完成、開發進度延遲 1 週、預算使用比例達 45%，客戶為本地零售連鎖集團。報告需以一頁 A4 呈現，內容包括進度時間線（以 bullet points 顯示）、目前潛在風險說明及下一階段計劃。全文約 800 字，語氣需保持客觀、專業。
3. 客戶提案
• 適用角色：業務拓展、行銷團隊
• 重點：撰寫提案及時間表
以公司顧問身份，以繁體中文為餐飲集團撰寫《 智能點餐系統提案》。目標：減少 25% 人手開支及縮短顧客等候時間。方案特色：語音點餐、自動庫存補貨、會員積分分析。格式：標題 + 問題描述（2 段）+ 解決方案（3 點優勢）+ ROI 預測 + 推出時間表 + 聯絡方式。
4. 客戶投訴處理報告
• 適用角色：客服團隊
• 重點：總結客戶投訴數據及改進重點
• 附件建議：投訴紀錄表、客戶滿意度調查結果
請以客戶服務經理身份，以繁體中文撰寫 2026 年 2 月《客戶投訴處理報告》。背景：本月共接獲 38 宗投訴，主要問題包括配送延誤（40%）、產品瑕疵（35%）、客服回覆慢（25%）。目前已結案率達 90%，整體滿意度回升至 82%。內容需包含：執行摘要（3 句概括主要狀況）、投訴分類與統計（以 bullet points 呈現）、3 點原因分析及改善行動建議（列明時間表與負責部門），全文約 1,000 字。
