【搬寫字樓注意】搬寫字樓Office必睇Checklist︱HKT

無論是租約到期還是業務擴張，搬寫字樓﹑office或商舖都是一個繁瑣的過程。為了確保順利搬遷，需要提前進行計劃和準備。以下是搬遷的準備及注意事項，希望能對您有幫助。

1. 提早處理新地方的水電、寬頻安排

在搬遷前，除了要辦理水電的登記或轉名手續，確保入伙後能馬上運作，也要提前檢查新地址的寬頻服務。若要重新裝修便有機會要從新拉線，所以記得預留時間通知網絡供應商安排寬頻、Wi-Fi和電話線的重新接駁。網絡表現除了影響文件的傳送及上下載速度，亦會影響網上會議質素。高速又穩定的網絡才能提高工作表現和生產力。選擇2500M商業光纖寬頻，不但加快了文件的上下載速度，即使多人使用或多裝置連接也能保持穩定網速。若因空間限制而無法拉線，則可選用5G商業寬頻。

2. Wi-Fi擺位

揀選地方和裝修前必定會根據新地方的空間規劃，如房間間隔或電掣位置來重新規劃打印機、公司server、電腦系統等的設置。要確保每個房間都有良好的網絡連接，便要仔細思考Wi-Fi的擺位及設置。若新址的間隔較多，即使Wi-Fi訊號能穿過牆壁，但速度已大打折扣。所以您應該選用Mesh Wi-Fi來確保網絡訊號可覆蓋到全公司，兼保持穩定網速。不過選擇適合的Wi-Fi都是一門學問，HKT的商業Wi-Fi服務包括了專人上門睇位及建議最佳Wi-Fi訊號接收位置 ， 一站式專業安裝、維修*及保養，還有 24小時全天候技術支援，隨時幫您處理 Wi-Fi 疑難，更可隨時升級不同 Wi-Fi方案。

3. 整理、分類公司文件

整理和銷毀大量公司文件是搬遷前其中一項主要的準備工作。及早將文件數碼化並放上雲端可以簡化搬遷前的整理工作。市面上有不同的辦公室軟件用來處理文書工作，例如用PDF文件編輯方案轉換紙本文件至可編輯的PDF檔案，或善用Microsoft 365 雲端方案，讓您、團隊和合作夥伴共同使用、編輯文件，更可儲存到雲端上。除了減少對紙本文件的依賴、儲存文件的空間，並能輕鬆分類和整理檔案，將文件方上以放到雲端上備份更可減低資料遺失的風險，日後搬遷時也縮短了處理文件的時間及成本。

4. 更改商業登記地址

確定了新地址，您需要立即更新相關的商業登記文件，包括公司註冊證明、商業執照等相關商業文件。這些文件的地址修改程序繁複，您應預早準備辦理相關的手續。除了更改商業登記文件外，你還需要通知客戶和合作夥伴，以並避免任何不必要的延誤或錯誤，確保正常業務運作。

搬遷要處理多雖然事務雖然很多，但也是升級配套的大好時機，無論是將營運數碼化、雲端化，或是升級公司的網絡通訊設備， HKT都能提供全方位的解決方案，助你輕鬆解決搬寫字樓﹑office或商舖後的IT問題，讓您專注業務發展。